Définition
En comptabilité, enregistrer signifie inscrire une opération dans les comptes selon les règles de la partie double.
Chaque enregistrement correspond à une écriture comptable qui reflète :
- un flux réel (ex : achat, vente, entrée de stock…)
- un flux monétaire (ex : paiement, encaissement…)
L’enregistrement doit être justifié par une pièce comptable (ex : facture, relevé bancaire, contrat).
Structure d’un enregistrement
Chaque écriture comptable comprend :
- une date
- les numéros et intitulés de comptes
- les montants (débit / crédit)
- un libellé clair
- une pièce justificative (référence facture, n° chèque, etc.)
Exemple :
01/03/N | 606 - Achats non stockés de matières | <a href="https://linknote.fr/HTML/dbit.html">Débit</a> : 500 €
| 401 - <a href="https://linknote.fr/HTML/fournisseurs.html">Fournisseurs</a> | Crédit : 500 €
| Achat fournitures bureau – Facture 1245
Règle de la partie double
Toute opération est enregistrée au débit d’un compte et au crédit d’un autre pour un montant égal :
$\sum \text{Débits} = \sum \text{Crédits}$
Cela garantit l’équilibre comptable.
L’enregistrement se fait chronologiquement, dès qu’un événement :
- a une incidence financière
- est certain dans son montant
- repose sur une preuve
Exemples typiques
- Achat de marchandises : enregistrement au moment de la facture
- Paiement d’un fournisseur : enregistrement au moment du décaissement
- Vente à crédit : enregistrement au moment de l’émission de facture
Contre-exemples
❌ Ne pas enregistrer :
- Une simple commande non livrée
- Un devis non signé
- Un montant estimé sans preuve fiable
Propriétés
- L’enregistrement est obligatoire, exhaustif et non modifiable sans trace
- Il doit respecter les principes comptables : prudence, image fidèle, régularité
- Les logiciels doivent garantir la sécurité, la traçabilité et l’inaltérabilité des écritures
À retenir
- Enregistrer, c’est traduire une opération réelle en langage comptable
- Cela repose sur des comptes normalisés, une justification, et la règle de la partie double
- L’enregistrement est l’acte fondamental de la comptabilité